EDZ – obieg i archiwizacja dokumentów

Cele:

•Zapoznanie uczestników z pojęciem elektronicznego zarządzania dokumentacją, archiwizacją dokumentów, instrukcją kancelaryjną.

•Zdobycie wiedzy w jaki sposób się przygotować do wdrożenia.

•Zdobycie informacji jak obsługiwać składy.

•Jak radzić sobie z najczęściej występującymi błędami.

Adresaci:

•Szkolenie skierowane jest przede wszystkim do pracowników tych urzędów i instytucji, które jako podstawowy sposób dokumentowania przebiegu załatwiania i rozstrzygania spraw przyjęły bądź zamierzają przyjąć system Elektronicznego Zarządzania Dokumentacją (EZD).

•Wszyscy zainteresowani tematem.

Program:

I. Podstawowe przepisy prawne dotyczące zarządzania dokumentacją w Urzędzie

1.Przepisy regulujące obieg dokumentacji elektronicznej w podmiocie

2.Przepisy regulujące archiwizację dokumentacji elektronicznej w podmiocie

II. Przygotowanie organizacyjne

1.Akty wewnętrzne dotyczące sposobu dokumentowania przebiegu załatwiania i rozstrzygania spraw

2.Opracowanie procedur wewnętrznych

3.JRWA, tworzenie znaków spraw, klasyfikacja dokumentacji. Jak zgodnie z instrukcją nadać znak sprawy? Jak wybrać hasło do prowadzonej sprawy? Gdzie w znaku sprawy dodawać kolejne elementy (numer kolejnego pisma w sprawie, inicjały prowadzącego itp.).

4.Wyjątki od podstawowego systemu dokumentowania sprawy, teraz i po wdrożeniu systemu EZD.

5.Zasady dodawania wyjątków

6.Koordynator czynności kancelaryjnych – zadania w EZD

7.Interoperacyjność znaku sprawy

8.Akta sprawy w EZD

9.Metryka sprawy w EZD

10.Metadane

11.Co powinny regulować procedury wewnętrzne?

12.Relacja dokumentu papierowego do elektronicznego, czy są one równoważne?

13.Czy jeśli wytworzymy dokument elektroniczny w teczce prowadzonej jako wyjątek elektroniczny w papierowym obiegu dokumentów, a sprawa wpłynie do nas w papierze, to jaki dokument ostatecznie przekazujemy mieszkańcowi?  Wydruk elektroniczny czy papierowy?

14.Jak posługiwać się pieczęcią elektroniczną?

15.Powołanie zespołu ds. wdrożenia EZD: kto ma w jego skład wchodzić

16.Metodyka powołań do zespołu

17.Rozszerzone zadania kancelarii/ sekretariatu: wyzwanie dla organizacji

18.Nowe zadania i specyfika pracy archiwisty

19.Zarządzanie zmianą – jak przekonać pracowników do zmian?

20.Problemy praktyczne

21.Case study

III. Wymogi techniczne systemów EZD – zadania organizacji

1.Wymagania techniczne

•Komputery: specyfikacja techniczna, laptopy czy komputery stacjonarne

•Internet

•Skanery

•Serwerownia

•Sprzęt peryferyjny

•Oprogramowanie

•Serwer czy chmura? – wady i zalety rozwiązań

2.Na co zwrócić uwagę ogłaszając przetarg (SIWZ) lub wybierając bezpośrednio dostawcę usługi

3.Porównanie rozwiązań – system mieszany vs. System klasy EZD – wady i zalety.

IV. Etapy wdrożenia systemu EZD

1.Rekomendowane etapy wdrożenia

2.I etap

3.II etap

4.III etap

5.IV etap

6.Działania dostosowawcze

7.Testowanie rozwiązań

8.Modyfikacje

9.Problemy które mogą się pojawić w trakcie wdrożenia

10.Case study

V. Podstawowy system dokumentowania przebiegu, załatwiania i rozstrzygania – System Elektronicznego Zarządzania Dokumentacją (EZD)

Akty wewnętrzne dotyczące sposobu dokumentowania przebiegu załatwiania i rozstrzygania spraw

Opracowanie procedur wewnętrznych

JRWA, tworzenie znaków spraw, klasyfikacja dokumentacji. Jak zgodnie z instrukcją nadać znak sprawy? Jak wybrać hasło do prowadzonej sprawy? Gdzie w znaku sprawy dodawać kolejne elementy (numer kolejnego pisma w sprawie, inicjały prowadzącego itp.).

Wyjątki od podstawowego systemu dokumentowania sprawy, teraz i po wdrożeniu systemu EZD.

Zasady dodawania wyjątków

Koordynator czynności kancelaryjnych – zadania w EZD

Interoperacyjność znaku sprawy

Akta sprawy w EZD

Metryka sprawy w EZD

Metadane

EZD a eDoręczenia

Praca biura rady w systemie EZD.

VI. Czynności kancelaryjne w systemie EZD

1.Zadania punktów kancelaryjnych:

•otwieranie przesyłek wpływających – wyjątki

•rejestracja wpływów (naklejanie identyfikatora) – wyjątki

•odwzorowanie cyfrowe (skanowanie) – wyjątki

•wprowadzanie metadanych

•tworzenie i prowadzenie składu chronologicznego w podziale na pełne

•odwzorowanie i niepełne odwzorowanie

•prowadzenie składu informatycznych nośników danych

•wypożyczanie i wycofywanie dokumentacji ze składu chronologicznego i składu informatycznych nośników danych

•przekazywanie do archiwum zakładowego dokumentacji ze składu chronologicznego i składu informatycznych nośników danych

•wysyłka pisma papierowego i elektronicznego

2.Zadania kierowników komórek organizacyjnych:

•dekretacja pisma – wyjątki

•rejestracja wpływów (naklejanie identyfikatora) – wyjątki

•dekretacja zastępcza

•akceptacja projektów pism (jedno lub wielostopniowa)

•podpisanie pisma podpisem elektronicznym

•podpisanie pisma podpisem odręcznym

3.Zadania prowadzących sprawy:

•zakładanie spraw

•uzupełnianie metadanych

•dekretacja zastępcza

•prowadzenie kompletnych akt sprawy

•prowadzenie metryk spraw

•sporządzanie projektów pism

•dokonywanie akceptacji

4. Korespondencja wewnętrzna w EZD

VII. Składy – organizacja, obsługa i archiwizacja

1.Liczba, rodzaje i organizacja składów

2.Obsługa i archiwizacja składów chronologicznych oraz składów informatycznych nośników danych

3.Obsługa składów chronologicznych i składów informatycznych nośników danych, w tym zasady wypożyczania lub wycofywania przesyłek

4.Jak zarządzać pismami w składach

5.Obsługa pudeł i informatycznych nośników danych

6.Obsługa składów w systemie EZD

7.Bieżąca obsługa składów a sposób prowadzenia akt spraw i obowiązujące systemy wykonywania czynności kancelaryjnych (system EZD, system tradycyjny)

8.Postępowanie z dokumentacja w przypadku reorganizacji komórek organizacyjnych w EZD

VIII. Archiwizacja akt spraw zakończonych w EZD

1.Przejmowanie dokumentacji elektronicznej do modułu archiwum zakładowego / składnicy akt

2.Przejmowanie dokumentacji papierowej do modułu archiwum zakładowego / składnicy akt

3.Przechowywanie i zabezpieczanie zgromadzonej dokumentacji elektronicznej i papierowej oraz prowadzenie jej ewidencji w systemie EZD

4.Udostępnianie dokumentacji elektronicznej i papierowej przechowywanej w archiwum zakładowym/ składnicy akt prowadzonym w systemie EZD

5.Wycofywanie dokumentacji elektronicznej i papierowej ze stanu archiwum zakładowego / składnicy akt prowadzonym w systemie EZD

6.Brakowanie dokumentacji niearchiwalnej w systemie EZD

7.Przekazywanie materiałów archiwalnych do archiwów państwowych w systemie EZD

8.Sprawozdawczość archiwum zakładowego w systemie EZD

IX. KPA a dokument elektroniczny: Wnoszenie pism do urzędu w świetle przepisów prawa

1.Doręczanie dokumentów elektronicznych – w jakich sytuacjach ma zastosowanie poczta elektroniczna, a w jakich elektroniczna skrzynka podawcza

2.Wnoszenie pism do urzędu – metody

3.Art. 14 par. 1a KPA – zmiana reguły pisemności

4.Art. 39 par. 1 KPA – domyślna forma elektroniczna

5.Wnoszenie pism w formie elektronicznej – wymagania

6.Dokument elektroniczny a forma papierowa – podobieństwa i różnice

7.Potwierdzenie złożenia dokumentu: UPP/ UPD – czym się różnią.

8.Potwierdzenie złożenia dokumentu: Dowód nadania / Dowód otrzymania – czym się różnią?

9.Jakie formy doręczenia przewiduje obecnie KPA?

10.Co z EPUAP2?

X. Nowelizacja ustawy o KSC

1.Co się zmieniło?

2.Definicje ustawowe

3.Obowiązki podmiotów kluczowych

4.Obowiązki podmiotów ważnych

5.Samookreślenie

6.Harmonogram zmian